Guía Interactiva de Automatización - Make.com

Guía Interactiva de Automatización

Transcripción de Notas de Audio con IA y Envío por Correo

Visualización del Flujo

Este escenario se activa cuando un nuevo archivo de audio se sube a una carpeta específica en Google Drive. Descarga el archivo, lo envía a Gemini AI para una transcripción inicial, luego refina esa transcripción para generar una minuta profesional en HTML y finalmente envía el resultado por correo electrónico.

Google Drive

Watch Files in a Folder

Google Drive

Download a File

Google Gemini AI

Upload a File

Google Gemini AI

Create a Completion

Google Gemini AI

Create a Completion

Gmail

Send an email

Módulo 1: Google Drive - Watch Files in a Folder

Este es el "trigger" o disparador. Se activa cada vez que un nuevo archivo es creado en la carpeta que especifiques.

Guía de Configuración

  1. Conexión: Conecta tu cuenta de Google. Si ya tienes una, selecciónala. Si no, haz clic en "Add" y sigue los pasos de autenticación.
  2. Watch Files: Selecciona "By Created Time". Esto asegura que solo los archivos nuevos activen el escenario.
  3. Choose a Drive: Elige "My Drive" o la unidad compartida correspondiente.
  4. Select the Folder to be Watched: Navega y selecciona la carpeta específica donde subirás las notas de audio. El nombre debe ser "Notas de Audio".
  5. File Types to Watch: Déjalo en "All" o selecciona formatos de audio específicos si lo prefieres (ej. `audio/mpeg`, `audio/wav`).
  6. Limit: Establece un límite bajo (ej. 2 o 3) para procesar solo unos pocos archivos cada vez que se ejecute el escenario y evitar sobrecargas.

Tabla de Mapeo

Campo en Make Valor / Mapeo de Datos
Connection Tu conexión de Google.
Watch Files By Created Time
Folder /Notas de Audio
Limit 10 (Recomendado: 2)

Módulo 2: Google Drive - Download a File

Este módulo descarga el contenido del archivo que fue detectado por el trigger para poder usarlo en los siguientes pasos.

Guía de Configuración

  1. Conexión: Usa la misma conexión de Google Drive del módulo anterior.
  2. Enter a File ID: Selecciona "Enter manually".
  3. File ID: Mapea el campo `File ID` que proviene del módulo 1 (Google Drive - Watch Files...). Esto le dice a Make exactamente qué archivo descargar.

Tabla de Mapeo

Campo en Make Valor / Mapeo de Datos
Connection Tu conexión de Google.
File ID 1. File ID (Mapeado desde el Módulo 1)

Módulo 3: Google Gemini AI - Upload a File

Este módulo sube el archivo de audio a la API de Gemini para que pueda ser procesado en el siguiente paso. Es un paso necesario para que la IA pueda "escuchar" el audio.

Guía de Configuración

  1. Conexión: Conecta tu cuenta de Google Gemini AI. Necesitarás una API Key que puedes obtener desde Google AI Studio.
  2. Name: Mapea el campo `Name` que proviene del módulo anterior ("Google Drive - Download a File").
  3. Data: Mapea el campo `Data` que proviene del módulo anterior ("Google Drive - Download a File"). Este es el contenido binario del archivo de audio.

Recomendación de Mapeo

Para los campos "Name" y "Data", simplemente arrastra las variables correspondientes desde la ventana del módulo 2 ("Google Drive - Download a File"). Make se encargará de pasar la información automáticamente.

Tabla de Mapeo

Campo en Make Valor / Mapeo de Datos
Connection Tu conexión de Google Gemini AI.
Name 2. Name (Mapeado desde el Módulo 2)
Data 2. Data (Mapeado desde el Módulo 2)

Módulo 4: Google Gemini AI - Create a Completion (Transcripción)

Aquí ocurre la primera magia. Le pedimos a Gemini que escuche el audio y lo transcriba de la forma más fiel posible.

Guía de Configuración

  1. Conexión: Usa la misma conexión de Google Gemini AI del módulo anterior.
  2. AI Model: Selecciona el modelo de IA.
  3. Messages > Role: Selecciona `User`.
  4. Messages > Parts > Item 1 > Message Type: Selecciona `Text`.
  5. Messages > Parts > Item 1 > Text: Pega el prompt para la transcripción.
  6. Messages > Parts > Item 2 > Message Type: Selecciona `File`.
  7. Messages > Parts > Item 2 > File Data > Mime Type: Mapea el campo `Mime Type` del módulo 3.
  8. Messages > Parts > Item 2 > File Data > File URI: Mapea el campo `URI` del módulo 3 (Upload a File).

Prompt para Transcripción (Campo "Text")

Rol:
Actúa como un Transcriptor Profesional y Analista de Reuniones de alto nivel. Tu especialidad es procesar grabaciones de audio de reuniones corporativas para producir documentos claros, precisos y accionables. Eres meticuloso, atento al detalle y experto en diferenciar voces y extraer información clave.
Objetivo Principal:
Procesar el audio de una reunión para generar un documento completo que incluya:
Una transcripción literal y precisa.
La identificación clara de los participantes.
Un resumen ejecutivo con las decisiones y acciones clave.
Instrucciones Detalladas y Formato de Salida:
1. Encabezado del Documento:
Asunto: [Extraer el asunto principal de la reunión o usar el nombre del archivo si es descriptivo]
Fecha: [Indicar la fecha si se menciona en el audio. Si no, usar Fecha no determinada]
Hora de inicio: [Indicar la hora si se menciona. Si no, usar Hora no determinada]
2. Participantes:
Crea una lista con viñetas de todos los asistentes.
Formato: Nombre (o Voz 1, Voz 2, etc.) - Rol (si es identificable, ej. Líder de Proyecto, Moderador).
Si un rol no es explícito, puedes inferirlo (ej. "Líder de la discusión", "Experto técnico").
Crea una sección separada para Personas Mencionadas (no presentes) si aplica.
3. Resumen Ejecutivo (Opcional, pero muy recomendado):
Puntos Clave Discutidos:
[Viñeta con el primer tema principal]
[Viñeta con el segundo tema principal]
...
Decisiones Tomadas:
[Viñeta con la decisión 1]
[Viñeta con la decisión 2]
...
Acciones y Tareas Pendientes (Action Items):
Utiliza una tabla para máxima claridad:
| Acción a Realizar | Responsable Asignado | Fecha Límite (si se menciona) |
| :--- | :--- | :--- |
| Preparar el informe de ventas Q3 | Ana | Viernes, fin de día |
| Enviar borrador de propuesta | [Responsable no claro] | [Sin fecha límite] |
4. Transcripción Detallada:
Formato: [HH:MM:SS] Nombre del Hablante/Voz X: Texto de la transcripción.
Precisión: La transcripción debe ser literal (verbatim). Incluye palabras de relleno (ej., "eh", "um", "o sea"), titubeos y repeticiones para reflejar fielmente el diálogo.
Marcadores Específicos:
Inaudible: Usa [inaudible HH:MM:SS] para palabras o frases que no se puedan entender.
Cruce de voces: Usa [cruce de voces HH:MM:SS] cuando múltiples personas hablan a la vez y no se distingue el texto.
Ruidos relevantes: Usa corchetes para describir sonidos importantes no verbales (ej., [notificación de teléfono], [risas], [se abre una puerta]).
Reglas y Directrices Cruciales:
No Inventar Información: La exactitud es primordial. Si no puedes determinar con certeza un nombre, una palabra técnica o un dato, es mandatorio que uses un marcador de posición como [nombre no claro], [término técnico inaudible] o [inaudible]. Nunca supongas ni inventes.
Identificación Consistente de Hablantes: Basa la identificación en menciones directas ("Gracias, Carlos") o en cambios claros y consistentes en el tono y timbre de voz. Si dudas, es preferible usar etiquetas genéricas (Voz 1, Voz 2, Voz masculina, Voz femenina) de forma consistente a lo largo de toda la transcripción.
Claridad Estructural: El documento final debe ser fácil de leer y escanear. Respeta el formato Markdown solicitado (encabezados, listas, tablas) para asegurar la legibilidad.

Módulo 5: Google Gemini AI - Create a Completion (Minuta HTML)

Este es el segundo paso de IA. Toma la transcripción cruda del módulo anterior y la convierte en una minuta de reunión profesional y bien estructurada en formato HTML.

Guía de Configuración

  1. Conexión: Usa la misma conexión de Google Gemini AI.
  2. AI Model: Selecciona el modelo de IA.
  3. Messages > Role: Selecciona `User`.
  4. Messages > Parts > Item 1 > Message Type: Selecciona `Text`.
  5. Messages > Parts > Item 1 > Text: Pega el prompt para generar la minuta en HTML.
  6. Messages > Parts > Item 2 > Message Type: Selecciona `Text`.
  7. Messages > Parts > Item 2 > Text: Mapea el campo `Result` que proviene del módulo 4 (la transcripción cruda).

Prompt para Minuta HTML (Campo "Text" - Item 1)

Rol:
Actúa como un Asistente Ejecutivo Experto y Arquitecto de Documentación de Reuniones. Tu misión es transformar una transcripción de audio en una minuta HTML impecable, no solo transcribiendo, sino destilando la inteligencia de la conversación en un formato claro, moderno y accionable.
Objetivo Principal:
Analizar la transcripción proporcionada para generar una minuta de reunión en formato HTML5, optimizada para clientes de correo electrónico (email-compatible). El documento final debe ser un registro de referencia único que sintetice los objetivos, discusiones, decisiones y un plan de acción claro, con un diseño minimalista y profesional.
Contexto de la Salida:
El código HTML generado se pegará directamente en el cuerpo de un correo electrónico para ser enviado a los participantes y stakeholders. No debe contener nada más que el código HTML solicitado, sin explicaciones previas ni posteriores.
Instrucciones Detalladas y Formato de Salida (HTML Estricto)
Estructura y Estilo HTML (Email-Compatible):
Utiliza una estructura de tabla principal para el layout table role="presentation" para garantizar la máxima compatibilidad en clientes de correo.
Aplica estilos únicamente mediante CSS en línea (inline CSS) en los elementos HTML. No uses bloques style en el head ni hojas de estilo externas.
Utiliza una paleta de colores azules, moderna y minimalista. Aplica estos colores específicos:
Títulos y Encabezados (h2, h3): #2B6CB0 (un azul corporativo y sobrio).
Texto Principal (p, li): #2D3748 (un gris oscuro para excelente legibilidad).
Fondos de Sección (para tablas o áreas destacadas): #F7FAFC (un gris azulado muy claro).
Bordes y Líneas Divisorias: #E2E8F0 (un gris claro y sutil).
El font-family debe ser una pila segura y moderna (ej: Helvetica, Arial, sans-serif).
Contenido y Estructura de la Minuta (Sigue este orden exacto):
(Aquí van las secciones de contenido: Encabezado, Participantes, Resumen, Glosario, Acuerdos, Plan de Acción, Anexo).
Reglas Críticas de Ejecución:
Principio de Fidelidad Absoluta: NO INVENTES NADA. Si un responsable, fecha o detalle no se menciona explícitamente o no puede ser inferido con un 99% de certeza, DEBES usar los placeholders designados (ej: [Responsable no claro], [Detalle no especificado]).
Tono Profesional y Objetivo: La redacción de la minuta debe ser neutra, concisa y libre de interpretaciones subjetivas. Céntrate en los hechos y acuerdos.
Regla Maestra de Salida (Crítica e Innegociable):
Tu respuesta debe ser exclusivamente código HTML puro y sin procesar. Está terminantemente prohibido encerrar el código en bloques de Markdown o agregar cualquier tipo de texto explicativo, saludos o comentarios antes o después del código.
La respuesta DEBE comenzar, sin excepción, con el primer carácter de !DOCTYPE html y terminar con el último carácter de /html.
Entiende que tu salida no es para ser leída por un humano, sino para ser procesada directamente por una máquina (un cliente de correo). Cualquier carácter adicional fuera de la estructura html causará un error de renderizado.

Módulo 6: Gmail - Send an email

El paso final. Envía la minuta en formato HTML a los destinatarios que elijas.

Guía de Configuración

  1. Conexión: Conecta tu cuenta de Gmail.
  2. To: Añade las direcciones de correo de los destinatarios. Puedes escribir una o varias.
  3. Subject: Crea un asunto dinámico usando el nombre del archivo original.
  4. Content: Mapea el campo `result` que proviene del módulo 5 (la minuta en HTML).

Tabla de Mapeo

Campo en Make Valor / Mapeo de Datos
To [Tu Correo Electrónico]
Subject {{get(split(1.originalFilename; "."); 1)}} - Transcripción Nota de Audio
Content 5. result (Mapeado desde el Módulo 5)

Explicación de la Función de Asunto

La fórmula {{get(split(1.originalFilename; "."); 1)}} se usa para crear un asunto dinámico y limpio.

  • 1.originalFilename: Es el nombre completo del archivo subido a Drive (ej. "Reunion-Marketing-2024.m4a").
  • split(...): Esta función divide el nombre del archivo en un array o lista, usando el punto "." como separador. El resultado sería: ["Reunion-Marketing-2024", "m4a"].
  • get(...): Esta función toma el primer elemento de esa lista (el que está en la posición 1), que es "Reunion-Marketing-2024".

Así, el asunto del correo será el nombre del archivo sin la extensión, seguido del texto que añadimos.

Gestión de Errores y Soluciones

Configuración de Rutas de Error

La gestión de errores es crucial para que tu escenario sea robusto. Si algo falla (por ejemplo, la API de Gemini no responde), puedes definir una acción alternativa.

Cómo implementarlo:

  1. Haz clic derecho en el módulo donde podría ocurrir un error (por ejemplo, en el módulo 4 o 5 de Gemini).
  2. Selecciona "Add error handler".
  3. Elige la directiva "Resume" si quieres que el escenario intente continuar con el siguiente archivo, o "Break" si prefieres que se detenga por completo.
  4. En la nueva ruta de error, añade un módulo de "Email" o "Slack".
  5. Configura este módulo para enviarte una notificación. Puedes incluir información útil del error como `Error message` y `Module` para saber exactamente qué y dónde falló.

Módulo Gemini (Falla) Ruta de Error Módulo Gmail (Enviar Notificación de Error)

Solución a Errores Comunes

Error de Conexión (ej. 401 Unauthorized, 403 Forbidden)

Este error suele ocurrir cuando los permisos de tu conexión han expirado o han sido revocados.
Solución: Ve a la sección de "Connections" en Make.com, busca la conexión afectada (Google o Gemini AI) y haz clic en "Reauthorize". Sigue los pasos para volver a conceder los permisos.

Error en Módulo "Download a File" (ej. File not found)

Make no puede encontrar el archivo para descargar.
Solución: Asegúrate de que el campo "File ID" esté correctamente mapeado desde el módulo 1 ("Watch Files"). Revisa el historial de ejecución para ver si el ID del archivo se está recibiendo correctamente.

Error en Módulo de Gemini AI (ej. API Error, Rate Limit Exceeded)

La API de Gemini no pudo procesar la solicitud.
Solución: Puede ser un problema temporal de la API, un error en tu prompt o que has superado el límite de solicitudes gratuitas. Verifica el estado de la API de Google, revisa que tu prompt no contenga errores de sintaxis y comprueba tu uso en la consola de Google AI Studio.

Gestión de Conexiones y APIs

Aquí se detallan las conexiones externas que necesita tu escenario para funcionar.

Conexión de Google (Drive & Gmail)

Esta conexión se usa para acceder a tus archivos en Google Drive y para enviar correos a través de Gmail.

  1. Al añadir el primer módulo de Google Drive o Gmail, Make te pedirá que te conectes.
  2. Haz clic en "Add" (Añadir).
  3. Se abrirá una ventana emergente de Google. Inicia sesión con la cuenta que deseas usar.
  4. Google te pedirá permisos para que Make.com pueda acceder a tus archivos y enviar correos en tu nombre. Acepta los permisos.
  5. ¡Listo! La conexión quedará guardada en tu cuenta de Make para futuros usos.

Conexión de Google Gemini AI

Necesitas una clave de API (API Key) para permitir que Make se comunique con el modelo de IA de Google.

  1. Ve a Google AI Studio.
  2. Inicia sesión con tu cuenta de Google.
  3. Haz clic en "Create API key in new project".
  4. Copia la clave de API que se genera. Guárdala en un lugar seguro.
  5. En Make.com, al añadir el módulo de Gemini, haz clic en "Add" en el campo de conexión.
  6. Pega la clave de API que copiaste en el campo correspondiente y guarda la conexión.
Hecho con 💙 por @Joaco.Malig